topimage

2017-10

発送作業 - 2016.02.27 Sat

今日はOB・OG会の会報の発送作業をしました。
ここ数日悪戦苦闘して印刷していた振込用紙とともに封筒に入れて送る作業です。
例年は82円以内で送れるよう重さを調節していたのですが、今年は会報の内容を充実させたので重くなり、50gを超すか超さないか、微妙だったので切手は用意せず、封書が完成してからその場で測って郵便局に持っていくことになりました。

今年の会報は、印刷を外部に頼んでありました。A3サイズの光沢紙を両面印刷したものを3枚、真ん中で閉じる小冊子の形になっています。これを三つ折りにする作業、封筒に振込用紙と共に入れ、最終チェック後封を閉じ、重さの確認、という作業を行いました。
夫婦には一通に二人分入れるので、これは確実に50gを超しましたが、他はなんとか50g以内に納まりました。

振込用紙は、去年振り込んでくれた150人弱の住所を印刷しておきましたが(ものすごく苦労して)、振込の無い人や新しい会員などの分は白紙に会員番号だけその場で記入してから封入したので、10人で分担しても9時半から12時半では到底終わらず、30分だけ会議室を延長して使用する許可をもらって、それでも全然終わらなかったので廊下で作業を続け、なんとか15時少し前には郵便局に持ち込むことができました。メンバーの一人の車に、会計の私と若手の二人が乗り、郵便局には台車で500余通の手紙を運び込みました。

てっきり郵便局側で数えてくれると思っていたら、料金別納のスタンプ押しと封書の数を数えることを指示され、一角を与えられ、その場でまた3人での流れ作業が始まりました(運転手は車の中で待機)
午前中から続く事務仕事がウォーミングアップになっていたのか、思ったよりは短時間、30分以内でスタンプを押し、およそ520通の封書を数え切り、無事発送をお願いできた時、15時を回っていました。やれやれ…

それから駅で残りの作業メンバーと合流し、中華料理屋でビールで喉を潤し、遅いお昼を食べ始めたのは15時半を過ぎていました。
今夜は娘が来ることになっていたので、ビールも中ジョッキ二杯飲んで一通り食べ、ひとしきり今後のことを話してから、私だけ先に失礼させてもらいました(それでも17時を過ぎてた!)
なんだかてんやわんやの一日でした。
そうそう。実は10枚ほど振込用紙が足りず、余分があったのにおかしいなと思いつつ、発送できなかった10通ほどを引き取って帰ったのですが、プリンターの中にちょうどそれくらい残っているのに気が付き、脱力しています。
とにかく無事終わって良かった。疲れた~

● COMMENT ●

発送作業、大変でしたね

発送作業、大変でしたね。
A3 3枚+振込用紙ですか。
私も毎月、クラブの会報を発行しています。
せいぜい、A4 2~3枚ですが、、、。
その程度だと郵便書簡62円で送れます。
今は、ワードで作った原稿をPDF化して、メールで発行しているのが、ほとんどで印刷数が少ないので郵送分は自分のパソコンで印刷しています。
多い頃は近くのコピー屋さんで作っていました。そのコピー屋さんには自動紙折り器があり、それも使わせてもらっていました。

封筒の宛先は誰が書かれた(印刷された)のでしょう。
封筒の印刷も前に言った振替用紙の印刷の方法と、ほとんど同じなので、印刷された方にお願いするか、ソフトを作ってもらい、方法を聞き、教えてもらうのが一番良いかもしれませんね。

前に言った振替用紙の印刷の方法で会員番号だけの印刷もできますよ。
最初に作った物を修正して(必要な項目を書き加えて、不要な項目を削除して)、別の名前で保存すればよいのです。

Re: 発送作業、大変でしたね

あっちゃんさん、三度(たび)コメントありがとうございます。
おかげさまで発送作業、ほぼ終わりました。
あっちゃんさんも会報の発行をなさっていたのですね!

去年はA4で2枚か3枚だったのですが、新副会長の会報への熱意が強く、一気に内容が増えました。これでもまだ載せ切れなかった記事があるらしいです(笑)
700冊の中綴じ冊子にしてもらったのですが、紙代・印刷代・綴じ代・送料全ての費用を700で割ると一冊38円だったので、印刷屋さんに頼んだのは良かったかな、と思っています。

3年前に発足いたばかりの会で、まだ色々試行錯誤している段階です。
一番コストがかかっているのが通信費なので、「メールで」という案も総会では出たのですが、会に関心のある世代は「メール」というツールを使えない人が圧倒的に多く、却下されました。私の学年でも半分くらいしかネットができる環境にありません。若い世代は会に関心がないので、進んでサイトは見てくれないし・・・二十代三十代が定年を迎える頃には通信費も抑えられるだろうと期待しています。

封筒の宛先は副会長が印刷しました。
去年までは前会長が封筒の宛先も振込み用紙も両方印刷してくれていたので、今回もそうかと思っていたら直前になって「大変なので振込み用紙には送金者の情報は印刷しない」と聞かされ、「せめて会員番号だけでもわかるようにしないと私が困る」と訴えて、当日書き込む形になりました。また、私の手元には去年の送金者のデータがあったのでそれを元に急遽私が150人分くらいの住所録を作り、それから印刷したのです。

副会長は慣れない「筆まめ」の操作に苦労したようです。
次回以降は、私も「筆まめ」を使うことになるのではないかと思います。実家のパソコンに入っていることが判明したので。
でも、前会長に確認したところ、「筆まめ」でも振込み用紙の印刷は一人分ずつ手動で作業したということでしたから(理由はわかりませんが)、もし私も上手くいかなかったらあっちゃんさんに先日教えていただいた方法を試してみようと思っています。有料のソフトがないとできない作業だと、後々引き継ぎが面倒なので。
このたびは、親身に色々教えてくださって、本当に感謝しています。ありがとうございました!


管理者にだけ表示を許可する

トラックバック

http://futahiro.blog18.fc2.com/tb.php/4098-6006fff4
この記事にトラックバックする(FC2ブログユーザー)

横浜贅沢旅行(1) «  | BLOG TOP |  » ピアス

プロフィール

二尋

最近の記事

最近のコメント

カテゴリー

リンク

このブログをリンクに追加する

.

過去ログ

ブログ内検索

RSSフィード

本サイト

黒髪・鉤鼻・土気色

最近のトラックバック

用語・略語

OT=作業療法(士)(Occupational Therapy/Therapist    オキュペイショナル・セラピィ/セラピストと発音)

PT=理学療法(士)(Physical Therapy/Therapist)

ST=言語聴覚療法(士)(Speech Therapy/Therapist)